Elektronischer Leistungsnachweis in der Pflege
Seit dem 1. April 2025 dürfen ambulante Pflegedienste Rechnung und Leistungsnachweis komplett elektronisch an die Pflegekassen senden – als elektronischer Leistungsnachweis (eLNW) nach § 105 SGB XI, über KIM innerhalb der Telematikinfrastruktur. Kein Drucken. Kein Sortieren. Kein Porto. Kein Nachlaufen hinter fehlenden Unterschriften.
Genau das ist der Grund, sich an die TI anbinden zu lassen – nicht die Pflicht, sondern die Rechnung, die sich ab dem ersten Monat selbst trägt.
10,5 h
weniger Büroarbeit pro Abrechnungslauf
Pro Jahr
Entspricht
Modellrechnung für einen Pflegedienst mit 70 Klienten. Annahmen offengelegt im Zeitvergleich.
bis zur TI-Anbindung
Installationskosten
Refinanzierung möglich
KIM wird Pflicht
Das Problem ist nicht die Rechnung. Das Problem ist der Papierstapel daneben.
Die Rechnung selbst geht bei den meisten Diensten längst per DTA-Datenträgeraustausch heraus. Nur der Leistungsnachweis in der ambulanten Pflege geht weiter auf Papier. Er wird gedruckt, auf die Touren verteilt, unterschrieben, zurückgeholt, sortiert, kopiert, kuvertiert, frankiert und per Post eingereicht. Genau an dieser Stelle bricht der digitale Prozess ab, und genau dieser Medienbruch kostet die Zeit.
Der elektronische Leistungsnachweis nach § 105 SGB XI schließt diese Lücke. Er wird auf dem Mobilgerät erfasst, einmal im Monat digital von der pflegebedürftigen Person unterschrieben und zusammen mit dem Abrechnungsdatensatz via KIM an die Pflegekasse übermittelt. Das Landeskompetenzzentrum Pflege Digital Bayern beschreibt das Verfahren als medienbruchfrei, sicher und schnell.
So verändert der elektronische Leistungsnachweis den Abrechnungslauf, Zeile für Zeile
Ein Abrechnungslauf, ein ambulanter Pflegedienst, 70 Klienten. Einmal mit Leistungsnachweisen auf Papier, einmal vollelektronisch über KIM. Alle Zeiten in Minuten Büroarbeit.
| Arbeitsschritt im Abrechnungslauf | Ohne TI | Mit TI |
|---|---|---|
| Leistungsnachweise für den Folgemonat drucken, sortieren, auf die Touren verteilen | 60 min | entfällt |
| Nachweise aus den Touren zurückholen, sortieren, fehlende nachfordern | 120 min | entfällt |
| Unterschriften prüfen, fehlende nachträglich einholen | 90 min | entfällt |
| Papiernachweise mit der Software abgleichen bzw. nacherfassen | 120 min | entfällt |
| Elektronische Leistungsnachweise (eLNW) in der Software erzeugen und prüfen | entfällt | 20 min |
| Rechnungen und Nachweise drucken, kopieren, nach Pflegekassen sortieren | 150 min | entfällt |
| Abrechnungsdatensatz softwaregestützt erzeugen | 30 min | 30 min |
| Kuvertieren, frankieren, Postgang | 60 min | entfällt |
| Versand via KIM direkt aus dem Abrechnungsmodul | entfällt | 10 min |
| Archivkopien anlegen und abheften | 45 min | automatisch |
| Rückmeldungen prüfen, Absetzungen klären, Unterlagen nachreichen | 60 min | 45 min |
| Summe pro Abrechnungslauf | 12 h 15 | 1 h 45 |
Ersparnis pro Monat
10,5 h
Zeit, die zurück in die Pflege geht
Ersparnis pro Jahr
126 h
rund 16 Achtstundentage
Sachkosten pro Jahr
≈ 900 €
Papier, Toner, Porto, Archiv
Rechnerischer Wert
≈ 5.300 €
126 h × 35 € Vollkosten + Sachkosten
Transparenz zur Rechnung. Die Minutenwerte sind eine Modellrechnung für einen ambulanten Dienst mit 70 Klienten und rund 15 beteiligten Pflegekassen, keine Messung. Das Landeskompetenzzentrum Pflege Digital Bayern berichtet aus der Praxis konservativer von „einem halben Arbeitstag“, der pro Abrechnungslauf entfällt. Die mobile Leistungserfassung und die monatliche Signatur laufen in beiden Varianten im Regelbesuch mit und sind deshalb in keiner Spalte gezählt. Rechne die Werte gerne mit euren eigenen Zeiten gegen. Im Beratungsgespräch machen wir das gemeinsam.
Warum sich die TI-Anbindung allein über die Abrechnung nach § 105 SGB XI rechnet
Leistungsnachweise müssen nicht mehr ausgedruckt und postalisch bei den Pflegekassen eingereicht werden. Der komplette Lauf bleibt in der Pflegesoftware, von der Tour bis zur Kasse.
Der Abrechnungsdatensatz ist nach dem Versand aus dem Abrechnungsmodul sofort bei der Datenannahmestelle. Kein Hin- und Rückweg über den Briefkasten, keine Wochenendpause.
Für jede Rechnungsposition muss eine Bestätigung auf dem elektronischen Leistungsnachweis vorliegen. Was die Software erzeugt, ist vollständig. Nachweise gehen nicht mehr verloren, und Absetzungen aus formalen Gründen werden seltener.
Jede erbrachte Leistung ist einer bestimmten pflegebedürftigen Person und einer bestimmten Pflegekraft zugeordnet, automatisiert über die personalisierte Anmeldung am Mobilgerät. Das hilft nicht nur bei der Abrechnung, sondern in jeder Prüfung.
Hunderte Seiten Druck, ein Dutzend Briefsendungen und die Archivkopien fallen jeden Monat weg. Die Ablage entsteht digital und ist in Sekunden auffindbar.
Niemand ist in die Pflege gegangen, um Unterschriften nachzujagen. Die eingesparten Stunden landen bei den Klienten oder als Entlastung bei der PDL, die den Monatswechsel bisher am Wochenende aufgeräumt hat.
Ab dem 1. Oktober 2027 ist die Übermittlung über KIM verpflichtend. Wer jetzt startet, hat bis dahin über ein Jahr eingespielte Praxis und spart in dieser Zeit schon. Wer im Pflichtmonat startet, lernt unter Druck.
Heute sind Pflegesachleistungen, Verhinderungspflege und Entlastungsleistungen abrechenbar. 2027 kommen Beratungsbesuche nach § 37 SGB XI und Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach SGB V hinzu. Dieselbe Anbindung, mehr Wirkung.
Von der Tour bis zur Pflegekasse
Der Weg des elektronischen Leistungsnachweises, so wie die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI ihn vorschreibt.
Schritt 1
Die Pflegekraft meldet sich am mobilen Endgerät persönlich an. Die Beschäftigtennummer wird automatisch jeder Einzelleistung zugeordnet.
Schritt 2
Körperbezogene Pflegemaßnahmen, Betreuung und Hilfen bei der Haushaltsführung werden bei oder unmittelbar nach der Leistung elektronisch abgezeichnet.
Schritt 3
Am Ende der Tour laufen die Daten in die Pflegedokumentation. Bei gemeinsam erbrachten Leistungen werden alle beteiligten Pflegekräfte erfasst.
Schritt 4
Der Nachweis wird gut lesbar auf dem Mobilgerät angezeigt und von der pflegebedürftigen Person digital unterschrieben. Nach der Signatur ist das Dokument final.
Schritt 5
Die Software erstellt den Datensatz inklusive aller rechnungsbegründenden Unterlagen und der elektronischen Leistungsnachweise.
Schritt 6
Versand aus dem Abrechnungsmodul an die KIM-Adresse der Pflegekasse bzw. deren Datenannahmestelle. Die Adresse liefert der Verzeichnisdienst der TI.
"Vorher mussten die Leistungsnachweise per Post versendet werden. Heute läuft die Abrechnung direkt aus der Pflegesoftware heraus, medienbruchfrei, sicher und schnell."
nach LfP Bayern, Pflege Digital
Welche Fristen für den elektronischen Leistungsnachweis gelten und was noch kommt
Neben der DTA-Rechnungsstellung steht der Abrechnungsweg innerhalb der TI offen – für Pflegesachleistungen (§ 36), Verhinderungspflege (§ 39, mit Abtretungserklärung) und Entlastungsleistungen (§ 45b, mit Abtretungserklärung).
Pflegeeinrichtungen müssen an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein. Wer den Anschluss ohnehin braucht, sollte den Nutzen auch abrufen.
Beratungsbesuche nach § 37 SGB XI und Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach SGB V kommen hinzu.
Bis zu diesem Datum sind alternative Übermittlungsarten noch zulässig. Das ist das Fenster, in dem man in Ruhe umstellen und testen kann.
Ab jetzt ist die Übermittlung über KIM innerhalb der Telematikinfrastruktur verpflichtend.
Rund 14 Monate ab heute
Was ihr braucht – und was wir mitbringen
Die Liste ist kürzer, als die meisten erwarten. Den technischen Teil übernehmen wir komplett, ohne dass du zum Technik-Experten werden musst.
TI-Gateway, KIM-Postfach, Kartenterminal, SMC-B und eHBA – Beratung, Bestellung, Installation und Support aus einer Hand.
Die Dokumentations- und Abrechnungssoftware muss das Modul unterstützen. Wir klären den Stand direkt mit deinem Hersteller.
Ein Mobilgerät pro Tour mit personalisierter Anmeldung. Viele Dienste erfassen ohnehin schon mobil.
Für alle Dienstbereiche – ebenso eAbtretungserklärungen, wenn damit gearbeitet wird.
Aus dem Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur.
Und prüfen, ob eine Anleitung zum Einrichten des Abrechnungsmoduls vorliegt.
Mit einer Pflegekasse und einer Einrichtung starten, Kontakt aufnehmen, Testabrechnung verabreden.
Danach laufen Abrechnungsdatensätze samt eLNW jeden Monat regulär über KIM.
„Bei uns lohnt sich das nicht.“ Doch, und hier ist warum
Wir rechnen doch schon per DTA ab. Das reicht.
DTA überträgt die Rechnung, nicht den Leistungsnachweis. Der geht weiter gedruckt und per Post an die Kassen. Der Medienbruch bleibt also genau dort, wo er am meisten Zeit kostet, nämlich beim Einsammeln, Prüfen, Kopieren und Kuvertieren. Die vollelektronische Abrechnung nach § 105 SGB XI ist der erste Weg, auf dem beides zusammen elektronisch geht.
Unsere Pflegesoftware kann das nicht.
Die Software muss TI-ready sein. Die großen Anbieter haben das Abrechnungsmodul inzwischen im Programm, oft mit eigener Schulung zur Abrechnung über KIM. Wir klären im Erstgespräch mit deinem Hersteller, welcher Stand bei euch installiert ist und was dafür nötig ist. Falls noch etwas fehlt, weißt du es, bevor du investierst.
Unsere Klienten unterschreiben nicht auf einem Tablet.
Die Unterschrift erfolgt einmal im Monat auf dem Mobilgerät, und der Nachweis muss dabei gut lesbar dargestellt sein. Die pflegebedürftige Person kann also nachvollziehen, was sie bestätigt. In der Praxis ist das der unkritischste Teil der Umstellung. Die Unterschrift darf an keiner anderen Stelle gespeichert werden, und nach der Signatur ist das Dokument final.
Das kostet uns erst mal Geld.
Bei VisionCare zahlt ihr 0 € Installationskosten, Remote-Einrichtung und First-Level-Hotline sind inklusive, und 100 % Refinanzierung ist möglich. Dem gegenüber stehen Papier, Toner, Porto und Archiv, jeden Monat, für immer. Und die Anbindung an die TI ist seit dem 1. Juli 2025 ohnehin verpflichtend. Die Frage ist nicht, ob die TI kommt, sondern ob ihr ihren Nutzen abruft.
Wir warten, bis es 2027 Pflicht wird.
Dann fällt der Umstieg in den Monat, in dem er nicht mehr scheitern darf. Bis zum 30. September 2027 sind alternative Übermittlungswege erlaubt. Das ist der Zeitraum, in dem man mit einer Kasse testen, Fehlermeldungen in Ruhe klären und Routine aufbauen kann. Jeder Monat, den ihr vorher startet, spart zusätzlich rund zehn Stunden Büroarbeit.
Und wenn die TI ausfällt?
Genau deshalb ist das Übergangsfenster bis Ende September 2027 so wertvoll. Es gibt einen Rückweg, während ihr den neuen Weg einübt. Und auch für den Betrieb danach sind Support und Fernwartung bei uns Teil des Pakets und kein Extra.
Die drei Sätze, die es braucht
- Die TI kommt sowieso. Seit dem 1. Juli 2025 ist der Anschluss für Pflegeeinrichtungen verpflichtend, und ab dem 1. Oktober 2027 muss die Abrechnung über KIM laufen.
- Der Nutzen ist sofort da. Seit April 2025 gehen Rechnung und Leistungsnachweis gemeinsam elektronisch an die Pflegekasse. Kein Drucken, kein Sortieren, kein Porto, kein Nachlaufen. Das macht rund zehn Stunden Büroarbeit weniger pro Abrechnungslauf.
- Der Einstieg ist klein. Zwei Wochen bis zur Anbindung, 0 € Installationskosten, 100 % Refinanzierung möglich, Support inklusive. Und der erste Testlauf läuft mit einer Kasse, nicht mit allen.
Die wichtigsten Fragen zum Leistungsnachweis in der Pflege
Was ist ein Leistungsnachweis in der Pflege?
Der Leistungsnachweis dokumentiert, welche Leistungen ein Pflegedienst wann bei welcher pflegebedürftigen Person erbracht hat und welche Pflegekraft sie erbracht hat. Die pflegebedürftige Person oder ihre Vertretung bestätigt die Leistungen per Unterschrift. Für die Abrechnung mit der Pflegekasse ist der Leistungsnachweis die rechnungsbegründende Unterlage, ohne ihn wird nicht bezahlt. Bisher lief das auf Papier, seit 2025 geht es als elektronischer Leistungsnachweis (eLNW).
Was regelt § 105 SGB XI?
§ 105 SGB XI regelt die Abrechnung von Pflegeleistungen und den elektronischen Datenaustausch zwischen Pflegeeinrichtungen und Pflegekassen. Die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI legt fest, wie Rechnung, Leistungsnachweis und weitere rechnungsbegründende Unterlagen vollelektronisch innerhalb der Telematikinfrastruktur übermittelt werden. Sie ist die Grundlage für den elektronischen Leistungsnachweis in der ambulanten Pflege.
Wie funktioniert der elektronische Leistungsnachweis in der ambulanten Pflege?
Die Pflegekraft meldet sich persönlich am Mobilgerät an und erfasst die Leistungen bei oder unmittelbar nach dem Einsatz. Ihre Beschäftigtennummer wird jeder Einzelleistung zugeordnet. Einmal im Monat wird der Leistungsnachweis gut lesbar auf dem Gerät angezeigt und von der pflegebedürftigen Person digital unterschrieben. Die Pflegesoftware erzeugt daraus den Abrechnungsdatensatz und versendet ihn via KIM an die Pflegekasse.
Ab wann ist der elektronische Leistungsnachweis für Pflegedienste Pflicht?
Möglich ist die vollelektronische Abrechnung seit dem 1. April 2025. Verpflichtend wird die Übermittlung über KIM innerhalb der Telematikinfrastruktur ab dem 1. Oktober 2027. Bis zum 30. September 2027 gilt eine Übergangsfrist, in der Leistungsnachweise noch auf den bisherigen Wegen eingereicht werden dürfen. Die TI-Anbindung selbst ist für Pflegeeinrichtungen bereits seit dem 1. Juli 2025 Pflicht.
Welche Leistungen lassen sich über den elektronischen Leistungsnachweis abrechnen?
Aktuell Pflegesachleistungen nach § 36 SGB XI, Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI und Entlastungsleistungen nach § 45b SGB XI, bei § 39 und § 45b jeweils mit Abtretungserklärung. Mit der zweiten Ausbaustufe ab 2027 kommen Beratungsbesuche nach § 37 SGB XI und Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach SGB V hinzu.
Lass uns euren Abrechnungslauf einmal durchrechnen.
Im kostenfreien Gespräch schauen wir uns an, wie viele Klienten und Kassen bei euch im Spiel sind, welchen Stand deine Pflegesoftware hat und was die Umstellung konkret bringt. Danach weißt du, woran du bist, ganz ohne Verpflichtung.
- 06151 822 930
- ti-pflege@visioncare.net
- 64297 Darmstadt, Marienburgstraße 27
Quellen
Rechtsgrundlage: § 105 Abs. 2 SGB XI sowie die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI vom 5. Oktober 2023. Fachliche Grundlage dieser Seite:
- LfP Bayern, Pflege Digital – Leistungsnachweis & vollelektronische Abrechnung
- LfP Bayern – Factsheet: Vollelektronische Abrechnung § 105 SGB XI in der ambulanten Pflege
- LfP Bayern – Praxiseinblick: Vorbereitung der vollelektronischen Abrechnung (mit Checkliste)
- Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege – Vollelektronisches Abrechnungsverfahren
Die Zeit- und Kostenangaben im Zeitvergleich sind eine offengelegte Modellrechnung und keine Erhebung. Fristen und Leistungsarten nach dem Stand der oben genannten Quellen.